V rámci služby Směnio rozlišujeme dvě různé role při zpracování osobních údajů:
Pokud do Směnio zadáváte údaje svých zaměstnanců/brigádníků (jméno, kontakt, směny apod.), jste v tomto vztahu vy — vaše organizace — správcem osobních údajů. Vy rozhodujete, koho zaměstnáváte, na jaké směny je zařazujete a jaký je právní základ tohoto zpracování (typicky plnění pracovní smlouvy nebo zákonná povinnost dle zákoníku práce). Za informování vašich zaměstnanců o zpracování jejich údajů a za zákonnost vašich pokynů vůči nám odpovídáte vy.
Ondřej Hlaváč (Směnio) zpracovává tyto údaje výhradně vaším jménem, na základě vašich pokynů (zejm. prostřednictvím používání a nastavení aplikace) a za podmínek popsaných v sekci 2 níže.
Kontaktní a fakturační údaje osoby, která si u nás Směnio objednala (jméno, e-mail, telefon, fakturační údaje organizace), zpracováváme jako správce my — za účelem uzavření a plnění smlouvy o poskytování služby Směnio.
Ondřej Hlaváč
Beskydská 1283, 756 61 Rožnov pod Radhoštěm
IČO: 04425740
E-mail: ondrej@smenio.cz
Web: www.smenio.cz
Tato sekce upravuje vzájemná práva a povinnosti mezi vaší organizací (dále „správce") a Ondřejem Hlaváčem, provozovatelem Směnio (dále „zpracovatel"), při zpracování osobních údajů zaměstnanců/brigádníků správce prostřednictvím služby Směnio.
Zpracovatel zpracovává osobní údaje pro správce po dobu trvání smluvního vztahu mezi správcem a zpracovatelem, tj. po dobu aktivního užívání služby Směnio (viz sekce 5 „Doba uchovávání osobních údajů").
Poskytování softwarové služby pro plánování pracovních směn, evidenci docházky a souvisejících notifikací (e-mail/SMS) dle pokynů správce.
Rozsah zpracovávaných údajů je uveden v sekci 3 „Jaké osobní údaje zpracováváme". Subjekty údajů jsou zaměstnanci/brigádníci, vedoucí a administrátoři účtu správce.
Zpracovatel se zavazuje, že:
Správce odpovídá za zákonnost svých pokynů a za právní základ zpracování osobních údajů svých zaměstnanců/brigádníků (typicky plnění pracovní smlouvy nebo zákonná povinnost dle zákoníku práce). Správce je povinen informovat subjekty údajů o zpracování jejich osobních údajů v rozsahu vyžadovaném GDPR — zpracovatel mu k tomu na vyžádání poskytne potřebné podklady (rozsah údajů, subzpracovatelé, doba uchovávání dle tohoto dokumentu).
V případě rozporu mezi touto sekcí a ostatními částmi tohoto dokumentu má tato sekce ve vztahu ke zpracování osobních údajů zaměstnanců/brigádníků správce přednost.
Identifikační a kontaktní údaje:
Přihlašovací údaje:
Pracovní a mzdové údaje (zadává výhradně vedoucí/administrátor daného zaměstnavatele):
Docházkové údaje (pouze u zaměstnavatelů využívajících docházkový terminál):
Provozní údaje:
Právní základ pro zpracování osobních údajů zaměstnanců/brigádníků určuje a odpovídá za něj správce (vaše organizace). Níže uvedený přehled popisuje, jak zpracování v rámci Směnio nejčastěji naplňuje jednotlivé právní tituly:
a) Plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR
Zpracování je nezbytné pro poskytování služby Směnio — správu pracovních směn, přihlašování brigádníků, zasílání notifikací a vedení přehledu docházky.
b) Oprávněný zájem správce — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR
Provozní záznamy slouží k zajištění bezpečnosti, funkčnosti a technické integrity služby.
c) Souhlas — čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR
Zasílání e-mailových a SMS notifikací o nových směnách. Souhlas lze kdykoliv odvolat v nastavení účtu v aplikaci.
Osobní údaje neprodáváme ani nepředáváme třetím stranám za účelem marketingu. V souladu se sekcí 2 (Zpracovatelská smlouva) využívá zpracovatel k plnění služby následující subzpracovatele:
Zpracovatel nezpracovává osobní údaje mimo území Evropské unie ani Evropského hospodářského prostoru. O případném zapojení nového subzpracovatele bude správce předem informován (viz sekce 2) a má právo proti němu vznést námitku.
Osobní údaje uchováváme po dobu trvání aktivního předplatného. Po ukončení předplatného nebo zrušení účtu jsou data uchovávána po dobu 30 dní, během nichž je možné provést export. Po uplynutí této lhůty je databáze dané organizace trvale a nevratně smazána.
Zálohy databáze jsou uchovávány po dobu 30 dní od jejich pořízení a poté automaticky mazány — data organizace se tak mohou reálně nacházet v poslední záloze až dalších 30 dní po smazání ostré databáze, celkově tedy nejdéle cca 60 dní od ukončení předplatného.
Pokud jste zaměstnanec/brigádník, tato práva uplatňujete primárně u svého zaměstnavatele (správce) — ten za jejich vyřízení odpovídá. Jako zpracovatel jsme mu při tom nápomocni a můžete se s žádostí obrátit i přímo na nás na ondrej@smenio.cz — žádost bez zbytečného odkladu předáme správci nebo mu pomůžeme ji vyřídit. Na žádost odpovíme do 30 dní.
Pokud je zpracování založeno na souhlasu (e-mailové notifikace), máte právo souhlas kdykoliv odvolat v nastavení účtu, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování.
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů:
Aplikace Směnio používá pouze technicky nezbytné session cookies sloužící k udržení přihlášení uživatele po dobu jeho relace. Tyto cookies nepředáváme třetím stranám a nepoužíváme je k marketingovým účelům.
Analytické ani reklamní cookies nepoužíváme — ani v aplikaci, ani na prezentační stránce www.smenio.cz. Návštěvnost prezentační stránky sledujeme pouze prostřednictvím Google Search Console, který funguje na základě ověření vlastnictví domény a vyhodnocuje data z vlastních vyhledávacích logů Google — do zařízení návštěvníka nic neukládá ani z něj nic nečte, a proto se na něj nevztahuje povinnost souhlasu s cookies.
Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů porušuje GDPR:
Tento dokument (včetně zpracovatelské smlouvy v sekci 2) můžeme příležitostně aktualizovat. O podstatných změnách budeme uživatele informovat e-mailem nebo oznámením v aplikaci s předstihem nejméně 30 dní před nabytím účinnosti změn.
E-mail: ondrej@smenio.cz
Web: www.smenio.cz
Adresa: Beskydská 1283, 756 61 Rožnov pod Radhoštěm
IČO: 04425740